Inhaltsübersicht
Wie der Bewohnermanager soziale Einrichtungen bei Audits, Trägerberichten und Prüfpflichten rechtssicher unterstützt
Für soziale Einrichtungen ist die Dokumentation ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit – nicht nur im Sinne interner Qualität, sondern auch gegenüber Dritten. Träger, Kommunen, Landesbehörden, Aufsichtsstellen und Fördermittelgeber erwarten transparente, prüfbare und vollständige Nachweise über belegte Plätze, Maßnahmen, Leistungen und Strukturen.
Doch klassische Papierdokumentation, verstreute Dateien und manuelle Auswertungen sind fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht revisionssicher. Genau hier setzt der Bewohnermanager an:
Er sorgt mit automatisierter, standardisierter Dokumentation für rechtssichere Nachweise – ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand im Alltag.
📚 Dokumentationspflichten im sozialen Bereich – eine wachsende Herausforderung
Je nach Einrichtungstyp gelten unterschiedliche Anforderungen, z. B.:
Belegungslisten und Anwesenheitsnachweise
Dokumentation von Maßnahmen und Unterstützungsleistungen
Übergabeprotokolle, Betreuungsverläufe, Notizen
Leistungsnachweise für Kostenträger
QM-Dokumentationen für Träger und Auditor*innen
Nachweispflichten bei Förderprogrammen (z. B. Wohnraumförderung, Integrationsmittel)
Diese Dokumentationsverpflichtungen sind nicht optional, sondern Voraussetzung für:
Zahlungen durch Kostenträger
Audit- und Prüfungssicherheit
Transparenz gegenüber Gremien und Aufsichten
✅ Die Lösung: Digitale Revisionssicherheit im Hintergrund
Mit dem Bewohnermanager werden alle relevanten Informationen strukturiert, nachvollziehbar und unveränderlich dokumentiert – automatisch, ohne dass Fachkräfte doppelte Arbeit leisten müssen.
🔍 Die zentralen Funktionen für revisionssichere Dokumentation:
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Zeitstempel bei jeder Eingabe | Jede Maßnahme, Notiz oder Aufgabe erhält automatisch ein Datum und eine Uhrzeit |
| Benutzerbezogene Zuordnung | Jeder Eintrag ist mit demder jeweiligen Bearbeiterin verknüpft |
| Verlaufsprotokollierung | Alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert – kein „Zurückdatieren“ möglich |
| Exportfunktionen für Audits | Bewohnerchroniken, Belegungslisten oder Maßnahmenverläufe mit wenigen Klicks als PDF oder Excel verfügbar |
| Strukturierte Übergabedokumentation | Lückenlose Nachweise über Schichtwechsel, relevante Vorkommnisse und offene Aufgaben |
| DSGVO-konformes Hosting in Deutschland | Rechtlich abgesichert, auch bei sensiblen Daten und personenbezogenen Informationen |
🧠 Weniger Aufwand, mehr Rechtssicherheit
„Früher mussten wir kurz vor einem Audit Daten aus Ordnern, Excel und Word zusammenziehen – heute exportiere ich alles direkt aus dem System mit einem Klick.“
„Besonders bei Förderprogrammen hilft uns die revisionssichere Nachvollziehbarkeit – wir dokumentieren automatisch mit, ohne doppelt zu arbeiten.“
Der Bewohnermanager erfüllt dabei gleich mehrere Anforderungen:
Interne Qualitätssicherung
Trägerdokumentation & Leistungsnachweise
Vorbereitung auf Audits & Prüfläufe durch Behörden
Datenschutz- und Revisionsvorgaben
Nachhaltige Transparenz für alle Beteiligten
📈 Automatisierte Nachweise – ein Vorteil für Träger & Leitung
Gerade Trägerorganisationen profitieren von der Exportfunktion:
Standortübergreifende Berichte
Nachweise für Projektmittel
Überblick über Maßnahmenquoten, Auslastung, Betreuungsintensitäten
Vergleichbarkeit zwischen Einrichtungen
Die digitale Dokumentation macht es möglich, fundierte Entscheidungen auf Grundlage valider, aktueller Daten zu treffen – ohne Excel-Chaos oder zeitintensive Nachbearbeitung.
🔐 Sicher, lückenlos und rechtlich sauber
Die Plattform erfüllt alle Anforderungen an die:
Revisionssicherheit gemäß GoBD
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Dokumentationseinträgen
Aufbewahrungs- und Löschpflichten gemäß gesetzlicher Vorgaben
Soziale Einrichtungen und Träger haben so die Sicherheit, auch bei intensiven Prüfverfahren souverän und professionell auftreten zu können.
Digitale Revisionssicherheit – ein Wettbewerbsvorteil im sozialen Sektor
Dokumentationspflichten werden nicht weniger – aber sie können intelligenter, automatisierter und sicherer erfüllt werden. Der Bewohnermanager macht dies möglich: rechtssicher, nachvollziehbar und ohne Mehraufwand für das Team.
Mehr Sicherheit. Weniger Aufwand. Bessere Prüfungsfähigkeit.
🚀 Jetzt rechtssicher dokumentieren – ohne Mehraufwand
Erleben Sie, wie digitale Prozesse Ihre Dokumentationspflichten automatisch erfüllen – für sichere Audits, transparente Berichte und mehr Zeit im Alltag.
